«Колымаэнерго» перешло на электронный архив «Этлас»
«Этлас-Софт» объявила о том, что в «Колымаэнерго» внедрен электронный архив «Этлас».
«Колымаэнерго» — крупнейший на Крайнем Севере производитель энергии. На его долю приходится 95 % вырабатываемой в регионе электрической энергии.
В настоящее время «Колымаэнерго» является базовым энергетическим предприятием центрального энергоузла Магаданской энергосистемы, которое обеспечивает централизованное энергоснабжение ее южной, центральной и западной частей, а также части восточного Оймяконского района республики Якутия-Саха.
Основной целью внедрения системы электронного архива, поставленной руководством компании, была самостоятельная организация хранения и быстрого доступа ко всем документам компании. С точки зрения функциональности к системе предъявлялись такие требования как простота в настройке и использовании системы, возможность доступа к архиву с любого устройства, возможность совместной разработки документов с отслеживанием всеми участниками вносимых изменений, быстрая регистрация как электронных документов, так и их отсканированных копий, возможность гибко задавать различные связи между документами, возможность автоматического распознавания текстовых скан-копий документов, с целью дальнейшего контекстного поиска, отсутствие ограничений на количество хранимых документов в архиве, быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователя, наличие возможности простого группового импорта в систему уже существующих документов и их отсканированных копий.
В течение недели специалисты «Колымаэнерго» самостоятельно проанализировали существующую структуру документов компании, нашли слабые места и сформировали новую структуру, зарегистрировали в системе пользователей и группы пользователей, распределили права доступа пользователей и групп пользователей к различным частям архива, сформировали набор карточек документов для всех регистрируемых типов документов, заполнили все нужные справочники, сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов. В генераторе отчетов построили необходимые отчеты.
Решение задачи самостоятельного внедрения системы стало возможным за счет наличия в системе инструментов настройки различных подсистем, таких как редактор карточек документов, подсистема управления пользователями и структурой архива, генератор отчетов, механизм быстрого импорта существующих документов в систему.
В результате внедрения системы электронного архива «Этлас» сформировано единое информационное пространство компании, которое позволило сотрудникам различных отделов, с любого рабочего места, получать доступ к информации, которая относится к выполнению его должностных обязанностей.