Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий

«Дочка» «Роснефти» управляет локальными нормативными документами с помощью Directum

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Продолжается развитие системы на базе Directum в дочерних обществах НК «Роснефть». Для компании «Роспан Интернешнл» разработано специальное решение по управлению локальными нормативными документами. Теперь все сотрудники получили быстрый доступ к актуальным версиям документов в привычной структуре, сообщили CNews в компании Directum.

«Роспан Интернешнл» — один из ключевых газовых активов НК «Роснефть» в ЯНАО. Сотрудники работают с документами в Directum с 2012 г. Возможности ECM-системы помогают обрабатывать и контролировать договорную и проектную документацию, входящую и исходящую корреспонденцию, приказы, распоряжения, служебные записки и протоколы совещаний. Важным направлением развития автоматизации, которое требует и НК «Роснефть», стало соблюдение норм и правил по большому количеству локальных нормативных документов (ЛНД) с требованиями охраны окружающей среды, техники безопасности, основной деятельности и т.д. Доступ к актуальным документам должны были получить все сотрудники. Поэтому 1 июля 2016 г. в «Роспан Интернешнл» стартовал очередной проект, рассказали в компании.

Перед командой была поставлена задача автоматизировать работу с локальной нормативной документацией как общества, так и НК «Роснефть». Систему Directum было необходимо подстроить под жесткие, уже существующие в головной компании регламенты.

После исследования процессов и правил были выполнены проектирование и разработка специального инструмента. Как отмечается, построенное на базе Directum решение поддерживает полный цикл работы с ЛНД от планирования создания до ввода в действие и позволяет снизить количество ручных операций, увеличить скорость обработки документов и минимизировать риски «человеческого фактора».

Тесная связь с модулем «Канцелярия» Directum позволяет контролировать исполнение поручений, связанных с нормативными документами, на каждом этапе:

Для удобной работы специалистов весь фонд локальной нормативной документации «Роспан Интернешнл» был перенесен в систему Directum еще до запуска решения. Была сохранена ранее организованная структура папок с документами.

По итогам проекта в Directum автоматически формируется фонд ЛНД, где документы распределяются в зависимости от стадии жизненного цикла: утвержденные, находящиеся в разработке и т.д.

Автоматизированы процессы, которые раньше приходилось выполнять вручную: формирование плана-графика по работе с ЛНД; создание отчетов по требованию головной компании в различных разрезах; формирование связей документов, например, приказа о вводе или отмене с самим документом; вынесение информации о документе в водяных знаках и колонтитулах (стадия, факт печати и т.д.).

Также автоматически формируются важные уведомления: о приближении сроков исполнения заданий по ЛНД; задания на разработку/актуализацию ЛНД; о вводе в действие, изменении или отмене ЛНД.

По отзыву заказчика, все дискуссии сотрудников ведутся в едином информационном пространстве Directum, любой работник видит актуальную версию документа. Специалисты отдела по работе с ЛНД ведут реестры ЛНД «Роспан Интернешнл» и НК «Роснефть». Автоматически создаются письма в головную компанию по установленным шаблонам.