«Каравай» сократил время поставки хлеба с помощью EDI
Компания E-Com, международный оператор электронного документооборота, объявила о том, что компания группа компаний «Каравай», предприятие хлебной отрасли России, перевела в формат EDI (Electronic Data Interchange/электронный обмен данными) большую часть работы по приему заказов, количество которых превышает 5 тыс. в день, ограничив тем самым присутствие персонала на этом этапе. В целом четвертый год «Каравай» работает с провайдером E-Com по организации электронного обмена данными в своих бизнес-процессах и в полной мере может оценить эффективность проекта. За это время доведенная до автоматизма система приема, обработки и выполнения заказов позволила компании оптимизировать свои бизнес-процессы, рассказали CNews в E-Com.
По отзыву старшего менеджера по работе с ключевыми клиентами ГК «Каравай» Георгия Багрова, внедрение DESADV (уведомление об отгрузке) позволило в 1,5-2 раза сократить время приемки товара и, соответственно, быстрее осуществлять поставки. «Единственное, чем занимаются люди — это анализ ошибок, которые выявляет система (несоответствие позиций, наименований и т.п.), и проверка наличия регулярных заказов. Ведь не секрет, что каждому магазину в городе ежедневно нужен хлеб, и если вдруг мы не получили от постоянного клиента заказ, то ответственный за эту работу сотрудник будет выяснять причину произошедшего», — пояснил он.
В компании автоматизирован и процесс отгрузки. Особенность состоит в том, что DESADV формируется в момент выезда машины с грузом из ворот, на КПП, а не на стадии сбора заказа, как у многих производителей. «Как только машина выехала за территорию нашего предприятия, торговая сеть уже знает, что к ней едет поставка. Этим мы исключаем любой человеческий фактор на этапе логистики, формирования отгрузочных документов и всего прочего», — подчеркнул Георгий Багров.
Еще один документ, который активно использует компания — уведомление о приемке (RECADV). Система автоматически сравнивает два уведомления — DESADV и RECADV, в случае расхождения предупреждает о наличии ошибки. Сотрудник связывается с магазином, проводит сверку, вносит необходимые исправления, и только после этого формируется счет-фактура.
«Сопоставление дает оперативно понять в чем расхождение — в количестве, наименовании, цене. Инвойс-контролер видит проблему и в этот же день ее решает, что позволяет нам не нарушать законодательство, согласно которому мы должны в течение трех дней предоставить покупателю все необходимые документы по поставке, — уточнил Георгий. — Также, внедрив схему перекрестной постоянной сверки между уведомлением о приемке от клиента и нашими отгрузочными накладными, мы практически решили проблему с неотфактурованными поставками».
Как отмечается, работа с E-Com позволила ГК «Каравай» в 2016 г. увеличить трафик документов через платформу Evolution 3.0 на 10% по сравнению с 2015 г. Количество транзакций превысило 6 млн.