«Ависофтика» внедрила электронный архив документов от «Этлас-софт»

Компания «Этлас-софт» объявила о внедрении электронного архива документов (ЭАД) в компании «Ависофтика». Технологической основой проекта стала система электронного архива «Этлас», сообщили CNews в «Этлас-софт».

Компания «Ависофтика» более 20 лет разрабатывает и внедряет решения для авиаотрасли в области учета, расчетов и аудита перевозок. Миссия компании состоит во внедрении передовых практик в деятельность своих клиентов: от организационной структуры подразделений, задействованных в учете, до применяемых технологий и сервисов учета, расчетов и аудита.

Как известно, современные тенденции развития юридически значимого электронного документооборота, в той или иной степени, затронули все авиакомпании и агентства. Появились документы, электронный вид которых является первичным, и компании стали нести ответственность за сохранность электронного подлинника, отметили в «Этлас-софт».

К вопросу выбора решения для электронного архива документов «Ависофтика» подошла самостоятельно, проанализировав предложения на рынке. Требования к новой системе были сформулированы исходя из текущих трудностей с хранением документов, требований комфортной работы, минимизации затрат на эксплуатацию и бесстрессового освоения новой системы.

Ранее в компании использовалась файловая система хранения документов на серверах компании. Требования к новой системе были предъявлены следующие: обеспечить гибкий и быстрый поиск среди хранящихся документов; предоставить возможность хранения юридически значимых электронных документов вместе с технологическими документами (файлом подписи, протоколами передачи); обеспечить автоматизированную загрузку документов из старого архива в новый.

В результате сравнения нескольких решений по соотношению цена/качество заказчик остановил свой выбор на электронном архиве документов компании «Этлас-софт».

По отзыву заказчика, процесс внедрения ЭАД был трудоемким, но не сложным. Для автоматизации загрузки все документы переименовали по разработанному правилу. Из наименования документа заполнялись основные реквизиты карточки. Настройка самих карточек удобная и позволяет вводить все желаемые реквизиты документа. Технические специалисты «Этлас-софт» оперативно производили доработку процедур загрузки под разработанные правила. Скорость отклика поддержки высокая.

К началу промышленной эксплуатации в ЭАД «Этлас» были переведены договорные и кадровые документы, входящие и исходящие официальные письма, документы по исполнению договоров.

Компания «Ависофтика» с 2010 г. использует систему дистанционной работы сотрудников всех подразделений без исключения, и ЭАД «Этлас», по мнению представителей компании, соответствует высоким стандартам ПО, применяемого для распределенных подразделений. Независимо от того, где находится сотрудник, он получает доступ к документам, необходимым для выполнения своих должностных обязанностей.

В результате внедрения компанией «Ависофтика» системы электронного архива «Этлас» стало возможным указание мест хранения физических экземпляров документов, архивы которых находятся в разных местах. При этом за счет сокращения времени администрирования папок, разбросанных по корпоративной сети, вырос охват документов, переводимых в электронный вид. Хранение документов осуществляется полным комплектом, а история изменений документа легко отслеживается.

В дальнейших планах «Ависофтики» — перевод в электронный архив технической документации и корпоративного хранилища знаний.