СЭД «Этлас» внедрена в московском представительстве CS Construction Solutions

Завершился проект внедрения системы электронного документооборота «Этлас» в московском представительстве британской компании CS Construction Solutions (UK) Ltd. — крупного субподрядчика, вовлеченного в строительство Новоуренгойского газохимического комплекса в Ямало-Ненецком автономном округе России.

Как рассказали CNews в компании «Этлас-Софт», реализация данного проекта позволила создать централизованную платформу для автоматизации процессов хранения и обработки оперативных и архивных документов, выполнения бизнес-процессов разработки и согласования различных типов документов, включая бизнес-процессы обработки входящей, исходящей и внутренней документации компании.

По отзыву заказчика, по итогам внедрения СЭД «Этлас» повысилась интенсификация ведения внутреннего документооборота. В то же время, обеспечена качественная и своевременная обработка внутренних, входящих и исходящих документов. Ускорено принятие организационных решений, обеспечено введение полного контроля над всеми задачами организации.

Компании также удалось снизить финансовые и временные затраты при поиске рабочих и архивных документов сотрудниками организации путем создания упорядоченной и структурированной базы всех документов, обеспечения централизованного доступа к базе документов, обеспечения возможностей поиска по атрибутам документов и их сочетаниям, а также по содержимому документов.

По оценкам заказчика, повышено качество работы компании за счет устранения возможных ошибок при обработке документов. Снижены финансовые и временные затраты при обработке документации сотрудниками компании за счет введения прогрессивных методов контроля исполнительской дисциплины, контроля сроков исполнения всех документов, а также возможности получения актуальных отчетов по обработке документов в любой момент времени.

Кроме того, в ходе проекта было создано защищенное хранилище всех организационно-распорядительной документации организации, ориентированное на долгосрочное хранение и использование, а также поддерживающее резервное копирование всех хранимых данных.

По мнению представителей заказчика, благодаря СЭД «Этлас» упрощена и ускорена обработка входящих писем от различных контрагентов за счет автоматической рассылки их на согласование ключевым сотрудникам, с дальнейшим контролем исполнения согласования. Оптимизирована работа с договорами. Упрощена и упорядочена работа с клиентами, за счет использования подсистемы работы с контрагентами.

Также для обеспечения простоты и надежности эксплуатации системы, за счет автоматизации ее администрирования, было принято решение установить сервер контроля за функционированием системы. По информации «Этлас-Софт», в его функции входит: слежение за дисковым пространством на серверах и сетевых хранилищах; контроль над функционированием серверов системы «Этлас»; автоматизация резервного копирования документов и базы данных; верификация целостности существующих резервных копий с использованием контрольных сумм; слежение за целостностью исполняемых модулей системы, в том числе предупреждение их повреждение вирусным программным обеспечением.

Все вышеперечисленные операции сервер контроля выполняет при непосредственном уведомлении администратора системы, отправляя различные уведомления и предупреждения как через почту и SMS, так и внутри самой системы.

На данный момент система внедрена в головном офисе московского представительства компании CS Construction Solutions.