«Этлас-Софт» завершил создание электронного архива в банке «Космос»

«Этлас-Софт» объявил о завершении проекта по созданию электронного архива документов в коммерческом банке «Космос». Как рассказали CNews в компании, весной 2016 года руководством управления информационных технологий банка в ходе изучения вопроса систематизации хранения документов было принято решение создания электронного архива документов на платформе «Этлас» как наиболее сбалансированного решения, соответствующего всем поставленным требованиям.

Среди основных требований к системе были возможность создания произвольной структуры хранения любых типов документов, высокая надежность хранения данных с наличием дополнительных инструментов шифрования документов, защита программного комплекса от различного вида сетевых атак, наличие простого и мощного инструментария, который позволит самостоятельно настроить систему, быстрый и безболезненный переход от стадии начала настройки системы к стадии эксплуатации, а также наличие быстрого и гибкого поиска как по атрибутам, так и по содержимому документа.

Обязательным условием также было наличие возможности в будущем осуществить переход от системы электронного архива документов к системе электронного документооборота.

Одним из главных условий при выборе системы было наличие механизмов настройки ее своими силами. Система «Этлас» обладает такими механизмами настройки, как настройка автоматического именования, нумерации, размещения и структурирования документов при их регистрации в системе, конструктор карточек, конструктор поиска, генератор отчетов и модуль интеграции со сторонними приложениями.

За время тестирования системы сотрудниками банка была сформирована структура архива, зарегистрированы пользователи и созданы группы пользователей с распределением прав доступа, а также были настроены карточки документов, справочники, нумераторы, механизмы автоматического именования и размещения документов, то встал вопрос переноса этих настроек в промышленную систему. Так как данная проблема в ходе выбора системы возникает довольно часто, то был разработан механизм, позволяющий за несколько минут перейти от тестового режима к режиму промышленной эксплуатации с сохранением всех наработок на стадии ознакомления с системой. 

В результате реализации проекта специалистами управления информационных технологий банка был создан и введен в эксплуатацию организационно-распорядительный архив, который включает в себя хранение: входящих, исходящих и внутренних документов организации, (договора, письма, приказы, распоряжения и т.д.). 

Внедрение электронного архива «Этлас» позволило сотрудникам различных подразделений банка облегчить работу с документацией. В дальнейшем планируется осуществить переход от электронного архива к системе электронного документооборота.