«СофтЭксперт» внедрил «1С:Документооборот 8» в офисах «Садового кольца»

«СофтЭксперт» объявил о завершении проекта по внедрению системы «1С:Документооборот 8» в офисах группы компаний «Садовое кольцо» (Красногорск). Как рассказали CNews в компании, после внедрения «1С:Документооборот 8» строительный холдинг «Садовое кольцо» ускорил согласование документов и сократил сроки возведения объектов недвижимости.

Новая система электронного документооборота обеспечила обмен документами между 8 предприятиями группы., деятельность разнопрофильных подразделений холдинга стала более скоординированной. Объем бумажного документооборота сокращен на 30%, исключена утеря документов. Ускорилось согласование договоров и смет, организован оперативный контроль за своевременностью исполнения поручений. Сокращены сроки строительства объектов.

Штат сотрудников предприятия насчитывает около 860 человек, которые работают в 30 территориально распределенных компаниях, занимающихся разными видами деятельности: девелопментом, проектированием объектов недвижимости, архитектурой и дизайном, управлением продажами квартир в новостройках и т.д. Когда клиент заказывает строительство дома «под ключ» – от этапа проектирования до финишной отделки, над выполнением заказа трудятся специалисты разных подразделений холдинга.

Ранее каждое структурное подразделение вело учет документов обособленно, в электронных таблицах. На поиск корреспонденции от граждан и контролирующих органов уходило много времени. Обмен данными между обособленными предприятиями был затруднен. Все это замедляло обработку и согласование документов, сроки реализации проектов могли затягиваться. 

Руководство холдинга приняло решение о внедрении единой для всех подразделений системы электронного документооборота, которая позволила бы ускорить обмен документами между подразделениями, помогла сократить время на согласование договоров и смет, усилить контроль за своевременностью выполнения поручений.

Для регламентированного и оперативного учета в компании используются программы на платформе «1С:Предприятие 8», поэтому для решения задач автоматизации документооборота была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП». Партнером по внедрению стала компания «СофтЭксперт», имеющая опыт внедрения систем электронного документооборота на различных предприятиях.

За шесть месяцев система была развернута на 40 рабочих местах в 8 основных (материнских) компаниях холдинга: подразделениях девелопмента, проектирования, архитектуры и дизайна, эксплуатации объектов, оптимизации технических решений, охраны объектов недвижимости, управления продажами и управления генподрядными работами.

В электронный вид переведено около 30 видов документов и рабочих файлов: входящая и исходящая корреспонденция, первичные заявки, сметная документация, кадровые приказы, распоряжения, служебные записки, копии чертежей, дополнительные соглашения к договорам, акты приемки, взаиморасчеты, наряды, графики выполнения работ, финансовые документы, договоры с подрядчиками и поставщиками стройматериалов. Объем бумажного документооборота сокращен на 30%.

Организована единая для всех компаний холдинга система хранения документов. Теперь нет необходимости копировать оригинал или распечатывать один и тот же документ в каждом подразделении, тратить силы и время на его доставку от одного согласующего лица к другому. Сотрудники могут в 2 клика поднять всю историю деловой переписки с тем или иным контрагентом и найти нужный документ. Реализованная в системе функция резервного копирования полностью исключила риск утери документации. Сотрудники работают с электронными копиями документов, в то время как оригинал в целости и сохранности лежит в архиве.

Система позволяет в режиме реального времени контролировать распределение задач, оценивать загруженность и эффективность работы каждого сотрудника, отдела и подразделения холдинга. Можно перераспределить задачи и получить отчет по исполнительской дисциплине. У руководителей компаний и отделов появилась возможность более рационально планировать работу своих подчиненных и контролировать сроки выполнения задач. В результате повысилась производительность работы каждого структурного подразделения в отдельности и всего холдинга в целом.

Автоматизирована работа с договорами. Большая часть из них теперь формируется по стандартным шаблонам, что избавляет сотрудников от лишней рутины. Согласование электронных копий договоров может выполняться как параллельно, так и по заранее прописанным в системе маршрутам. При этом в обоих случаях согласующие лица получают мгновенный доступ к скан-копиям оригинала договора и всей сопроводительной документации. В итоге согласование договоров существенно ускорилось, решения принимаются быстрее, сделки заключаются более оперативно. Это помогло холдингу повысить эффективность взаимоотношений с клиентами, поставщиками, подрядчиками и инвесторами.

Во всех основных подразделениях холдинга удалось оптимизировать процедуры подготовки и проведения совещаний, а также согласование и исполнение протоколов по ним. Приглашения на совещания теперь рассылаются сотрудникам через «1С:Документооборот 8». К приглашению можно прикрепить все необходимые для предварительного ознакомления материалы. Организатор встречи заранее знает численность ее участников и даже может перенести событие, если время, на которое оно запланировано, окажется неудобным для большинства заинтересованных лиц. Процесс распределения поручений по протоколам мероприятий стал более упорядоченным. После совещания всем участникам рассылается протокол со списком задач и указанием исполнителей. Каждый сотрудник вправе как принять поручение, так и делегировать его другому компетентному специалисту в случае чрезмерной занятости. 

Для каждого сотрудника настроены индивидуальные права доступа к системе в соответствии с должностными обязанностями. 

Управляющий делами группы компаний «Садовое кольцо» Султанов Виктор Николаевич сказал: «Система "1С:Документооборот 8" помогла более эффективно скоординировать деятельность 8 ключевых компаний холдинга и разграничить зоны ответственности между ними. Ускорился информационный обмен между сотрудниками предприятия, улучшилась динамика согласования документов и утверждения смет, сценарии обработки документов стали более упорядоченными. Руководители отделов и подразделений получили расширенные возможности контроля над исполнительской дисциплиной сотрудников. Разумеется, все это не могло не сказаться на бизнес-процессах компании. Поскольку задачи стали выполняться быстрее – сократились и сроки строительства».