СЭД «Дело» внедрена в Майминской районной больнице

Компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке, в октябре текущего года завершила внедрение системы «Дело» в бюджетном учреждении здравоохранения республики Алтай «Майминская районная больница». Проект предусматривал установку системы, ее настройку в соответствии со спецификой документооборота, а также обучение, сообщили CNews в ЭОС.

Майминская РБ, медицинское учреждение широкого профиля, предоставляет жителям района возможность записаться на прием к врачу через электронные сервисы (в том числе доступна онлайн-запись через Единый портал госуслуг). Но на участке управленческого документооборота до внедрения СЭД «Дело» информационные технологии использовались ограниченно, а специализированные решения для управления документальными потоками не применялись.

Как рассказали в ЭОС, регистрация документов велась в бумажном журнале, контроль — через создание напоминаний в приложении Outlook и телефонные звонки исполнителям. Организация контроля, таким образом, сильно зависела от «человеческого фактора». Заведующая канцелярией должна была вручную переносить в Outlook информацию о контрольных документах. При такой системе особенно сложно было отслеживать и своевременно напоминать исполнителям о документах, которые требовали периодического отчета (ежеквартально, еженедельно и др.).

Подготовка делопроизводственной аналитики была затруднена, так как вся статистика формировалась путем выборки из бумажных регистрационных журналов. Отчеты готовились в «ручном» режиме, а их было достаточно много: ежеквартальные (по исполнению документов и поручений), годовые (по объему документооборота), еженедельные (по исполнению документов) — для предоставления руководству к совещаниям с руководителями подразделений.

Таким образом, внедрение системы «Дело» преследовало несколько целей: создание электронного архива (за счет прикрепления электронных образов документов к регистрационным карточкам в СЭД); обеспечение возможности быстрого поиска документов; внедрение удобной системы контроля исполнительской дисциплины; автоматизация формирования отчетов.

По отзыву заказчика, все поставленные цели были достигнуты. В рамках проекта автоматизированы базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих, поручений главного врача, обращений граждан. В дополнение к системе «Дело» была приобретена опция «Сканирование» (позволяет сканировать документы и автоматически прикреплять их образы к РК).

Интеграция СЭД «Дело» с почтовым клиентом (в учреждении используется Outlook) дает возможность автоматически регистрировать письма, поступающие по электронной почте. Это, в свою очередь, экономит время, так как этот вид входящих составляет значительную часть документопотока. Используется и встроенная в СЭД «Дело» функция внешней отправки, которая позволяет формировать печатные формы почтовых реестров.

Все резолюции главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД. Отслеживать исполнение и контролировать сроки стало проще. Затраты времени на осуществление контроля сократились, одновременно повысилось его качество, отметили в ЭОС.

Работа с обращениями граждан в Майминской РБ имеет свои особенности, так как значительное количество обращений — устные. Но все они фиксируются в СЭД. Для облегчения подготовки аналитической информации в РК обращений граждан добавлены дополнительные реквизиты. С их помощью обращения сортируются на личные устные и личные письменные.

После завершения настройки и обучения «Дело» было запущено в промышленную эксплуатацию. В дальнейших планах Майминской РБ — закупка дополнительных рабочих мест системы для организации обмена электронными документами между подразделениями, автоматизация регистрации и обработки новых групп документов. Также рассматривается возможность внедрения подсистемы «Партионная почта».