«Рахат» внедрил систему электронного архива документов с помощью «Этлас-Софт»

Компания «Этлас-Софт» завершила проект по внедрению системы электронного архива документов в компании «Рахат». Об этом CNews сообщили в «Этлас-Софт».

Акционерное общество «Рахат» является производителем кондитерской продукции в Казахстане, ведущим свою историю на протяжении 70-ти лет. Первое производство кондитерских изделий было организовано в 1942 г. на площадях ликеро-водочного завода, на оборудовании, эвакуированном во время войны из Москвы и Харькова.

Летом 2015 г. в компании «Рахат» было принято решение о поиске и внедрении системы электронного архива с целью ведения учета оригиналов документов, хранящихся в помещении архива. После проведения анализа ряда продуктов, представленных на российском рынке электронных архивов, руководством было принято решение о старте проекта внедрения системы электронного архива «Этлас» с использованием дополнительной подсистемы архивного дела, которая позволяет: автоматизировать учет и выдачу хранимых на складе архивных бумажных документов; вести учет дел; контролировать хранение дел на складе; управлять свободным местом на складе; автоматизировать работу со сдаточными описями и запросами на выдачу.

В то же время, подсистема предоставляет возможности по созданию и хранению сопроводительной документации (акты, описи, карты сбора и т.д.) на всех этапах работы с архивными материалами. Помимо учета собственных документов организации, подсистема позволяет полностью автоматизировать процесс архивного обслуживания сторонних контрагентов, отметили в компании.

В рамках проекта было также принято решение о формировании реестра описей дел с указанием мест хранения оригиналов документов. В связи с тем, что на сегодняшний день у заказчика большой входящий поток архивных документов, передаваемых на хранение в архив по описям, остро встал вопрос о создании дополнительных механизмов автоматизации заведения этих описей в систему. Для решения данной задачи был создан механизм ускоренной регистрации описей, который, по отзыву заказчика, позволил ускорить процесс регистрации описей в 12 раз.

После формирования структуры хранения описей и дел в электронном архиве, специалисты «Этлас-Софт» предоставили заказчику систему, которая полностью удовлетворяет его задачам и требованиям и позволяет самостоятельно наполнять электронный архив документов скан-копиями оригиналов. После проведения тестовой эксплуатации система была передана заказчику в промышленную эксплуатацию.