В «ФосАгро» заработал единый электронный архив юридически значимых документов
В «ФосАгро» завершена интеграция электронного архива на платформе «ЭЛАР Саперион» с системой юридически значимого документооборота (ЭДО) LegalDoc на базе Oracle e-Business Suite. Об этом CNews сообщили в ЭЛАР.
Как отмечается, создание единого хранилища первичной бухгалтерской документации ускорило работу с документами в департаментах агропромышленного холдинга. Упрощены подготовка отчетности, систематизация, поиск и обработка документов при выполнении хозяйственных операций. Кроме того, в электронном архиве теперь консолидированы электронные и отсканированные бумажные документы, не надо обращаться к бумаге или работать в двух разных системах.
«До интеграции сотрудники бухгалтерии, департаментов финансового контроля и налогообложения использовали два источника документов, что создавало неудобства и усложняло процесс подбора документации для проведения учетных операций и отчетности. Благодаря взаимодействию двух систем специалисты Общего центра обслуживания холдинга получили возможность работы как с электронной юридически значимой, так и с отсканированной бумажной документацией в едином информационном пространстве на платформе “ЭЛАР Саперион”, — рассказал Александр Гусарин, директор центра обслуживания «ФосАгро». — Опытная эксплуатация интеграционного решения началась в октябре, в результате работать сотрудникам стало удобнее, возросла производительность».
Служба обработки документов электронного архива выполняет периодический мониторинг новых экранных образов, приложений и атрибутивной информации из LegalDoc. Поступая в единое электронное хранилище, данные ЭДО автоматически объединяются в пакеты с отсканированными бумажными документами по признаку принадлежности к одной финансовой операции, отметили в ЭЛАР.
«“ЭЛАР Саперион” обеспечивает удобную интеграцию с системами ЭДО, работы по LegalDoc заняли всего два месяца, — отметил Алексей Лыжин, руководитель проекта ЭЛАР. — На следующем этапе электронный архив “ФосАгро” будет оснащен модулем, который позволит заверять хранящиеся в нем документы электронной цифровой подписью (ЭЦП) и “в одно действие” сразу же отправлять их через операторов ЭДО в налоговые органы. Сейчас подписание ЭЦП требует предварительной выгрузки документов из архива на компьютер пользователя и использования специальной программы».
Система электронного архива на ПО «ЭЛАР Саперион» используется в «ФосАгро» с сентября 2014 г. Осенью 2015 г. на основе «ЭЛАР Саперион» в Общем центре обслуживания были объединены функции бухгалтерских подразделений филиалов холдинга. В настоящее время в едином электронном хранилище «ФосАгро» уже содержится более 210 тыс. документов.