T-Systems подвела первые итоги работы в СЭД Docsvision

Компания T-Systems подвела первые итоги использования СЭД Docsvision в договорном процессе. Как сообщили CNews в компании «ДоксВижн», внедрение автоматизированной системы согласования договорной документации на базе платформы Docsvision в российском подразделении T-Systems было завершено около года назад. По оценкам заказчика, сегодня почти 100% договорных документов компании проходят через СЭД, а экономия времени на их обработке составляет более 40%.

Инициатором проекта выступил юридический отдел компании, предъявивший к системе автоматизированного согласования ряд ключевых требований, которые и были реализованы на базе платформы Docsvision. Сегодня решение применяется в договорном процессе всеми прошедшими обучение сотрудниками. Менее чем за полгода (с июля 2015 г.) в системе было завершено более 3200 заданий, рассказали в компании.

В дополнение к корпоративным требованиям группы компаний Deutsche Telekom, приходится учитывать жёсткие требования российского законодательства к оформлению договоров (валютные, налоговые, по защите персональных данных и другие), в связи с которыми в процессе согласования должны участвовать различные подразделения T-Systems. Параллельная обработка документов позволила в полной мере учесть эту специфику российского документооборота, указали в «ДоксВижн». Сегодня в Docsvision работают сотрудники всех подразделений компании, задействованных в процессе согласования как внутренних договоров, так и документов для работы с внешними контрагентами: юридического и финансового, отделов закупок и продаж. По отзыву заказчика, система позволяет наблюдать за движением документа на любом этапе, делает процесс более быстрым.

Помимо основного блока работы с договорами, за время работы системы были настроены отчёты, которые показывают, как пользователи работают в СЭД: это отчёты по количеству заданий и по сроку согласования. Ежемесячно они рассылаются самим пользователям, являясь стимулом для повышения уровня исполнительской дисциплины. Кроме того, на случай задержек согласования сотрудником настроена система уведомлений.

Топ-менеджмент компании, не используя систему ежедневно, вовлечён в работу с СЭД через «Почтовый клиент Docsvision», который позволяет согласовывать документы через почту, не запуская «Навигатор» — основное рабочее место в системе. Задание из Docsvision приходит обычным письмом, и, когда требуется управленческое решение, есть возможность выбрать вариант «согласовано» или «не согласовано». При отправке ответа письмом, он будет учтён в системе и получен инициатором договора.

В целом, по мнению заказчика, система согласования на базе Docsvision стала удобным инструментом для работы с договорами компании и повышения исполнительской дисциплины в работе с документами. Решение используют сотрудники московского и петербургского подразделений T-Systems.