СЭД «Этлаc» внедрена в «Союзинжстрое»

В «Союзинжстрое» внедрена система электронного документооборота на базе решения «Этлас». Об этом CNews сообщили в компании «Этлас-Софт», разработчике системы.

Некоммерческое партнерство «Союз инженерных предприятий Московской области» («Союзинжстрой») было учреждено в 2002 г. Министерством строительного комплекса Московской области совместно с рядом специализированных организаций Подмосковья. С 2009 г. партнерство получило новый статус саморегулируемой организации, основанной на членстве лиц, осуществляющих строительство, реконструкцию и капитальный ремонт объектов капитального строительства. В 2015 г. в соответствии с Гражданским кодексом РФ было принято решение изменить организационно-правовую форму организации. Теперь это союз «Саморегулируемая организация “Инженерно-строительные предприятия Московской области”» (СРО «Союзинжстрой»).

В связи со спецификой работы «Союзинжстроя» с каждым годом вопрос о создании простых и прозрачных механизмов ведения делопроизводства организации вставал все острее. И к началу 2015 г. была сформулирована задача выбора и внедрения системы электронного документооборота с полнофункциональным электронным архивом, который поможет сделать прозрачной работу с документами всех членов организации.

Проведя анализ систем электронного документооборота руководство остановило свой выбор на решении «Этлас». Одним из критериев выбора системы было наличие возможности самостоятельно и в короткие сроки перейти от тестирования системы к промышленной эксплуатации. Кроме того, по отзыву заказчика, важным фактором была высокая производительность, простота и гибкость настройки системы.

Внедряемая система должна была решать следующие основные задачи: организация быстрого взаимодействия по обмену документами между «Союзинжстроем» и членами СРО; создание единого архива документов всей организации с возможностью доступа к нему в любое время и из любого места; обеспечение учета и хранения значительного объема документов; повышение оперативности получения и обработки информации; усиление контроля сроков прохождения документов; сокращение сроков обработки поручений руководства за счет постоянного контроля их исполнения.

По требованию заказчика, система должна была обеспечить следующие возможности: автоматизацию полного жизненного цикла документа; организацию коллективной работы с документами, в том числе и удаленную; работу с проектами документов в электронном виде (создание, визирование, подписание); регистрацию полученных по электронной почте документов в автоматизированном режиме; применение различных шаблонов регистрации документов; наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям; пересылку между членами СРО документов для исполнения по заданным маршрутам; быстрый поиск документов по всем реквизитам, возможность использования и сохранения сложных поисковых запросов, поиск по содержанию документов; рассылку оповещений и уведомлений членам СРО; поддержку версионности документов.

На этапе развертывания системы на территории заказчика ИТ-специалисты СРО своими силами справились с формированием структуры архива, создали и заполнили все необходимые справочники, сформировали группы пользователей и установили права доступа этим группам к различным сегментам архива документов. Также был настроен ряд стандартных бизнес-процессов обработки и создания документов.

В целом, как отмечается, по завершении реализации проекта заказчик решил все поставленные задачи, а также получил гибкую платформу, на которой в дальнейшем сможет самостоятельно или с помощью специалистов «Этлас-Софт» развивать и расширять функциональность системы.