Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий
Статья

КРОК: СЭД выходят на уровень холдингов и отраслей

Документооборот
мобильная версия

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) вступает в новую фазу. Причем рост происходит и вглубь, и вширь – внутри организации СЭД становятся рабочим инструментом каждого специалиста, а не только сотрудников канцелярии, налаживается электронное взаимодействие между отдельными предприятиями внутри холдингов или одной отрасли, и это отнюдь не просто тиражирование старых разработок – иной масштаб проектов требует новых архитектурных решений. О своем видении рынка, его динамики, тенденциях и новых задачах в области внедрения СЭД/ECM-систем, рассказал Алексей Добровольский, директор по разработке ПО компании КРОК.

CNews: Есть еще какие-то проблемы, с которыми вы сталкиваетесь при реализации крупных проектов?

Алексей Добровольский: Например, отсутствие стандартов и наработанной практики построения сквозных бизнес-процессов с участием множества организаций. Может быть, лет через двадцать, когда те люди, которые выстраивают документооборот в холдингах, пройдут по всем холдингам России, бизнес-процессы более или менее стандартизуются – как они сейчас стандартизуются в отдельных организациях вслед за людьми, которые меняют место работы.

CNews: Можно ли считать принятую у нас практику здравой, если любой документ, входя в организацию, сначала попадает к руководителю, потом опускается вниз до исполнителей, и после этого снова идет к руководителю? Ведь этот бюрократический процесс часто тормозит нормальную работу, но почему-то его упорно пытаются воспроизводить с помощью новейших платформ.

Алексей Добровольский: Конечно, надо менять управленческую культуру и менталитет, потому что взаимодействие через руководителя – это самый худший метод взаимодействия, а когда документы расписывает помощник или секретарь руководителя, что чаще всего бывает в реальности, это вообще теряет всякий смысл.

В любой организации есть горизонтальные потоки информации, которые заказчик предпочитает не видеть, поскольку они не описаны в регламенте. Но при внедрении систем в крупных структурах, если проект успешно переживает первоначальную фазу, то рано или поздно и в системе появляется прямое горизонтальное взаимодействие, не обязательно через начальника. Некоторые коммерческие структуры сразу идут по правильному пути, не замыкая все бизнес-процессы на руководителя. На нем должны оставаться только некие «надзорные» функции, реализуемые через отчеты и показатели эффективности. В нормальной ситуации руководство должно устанавливать правила игры и посматривать за их исполнением, а не заниматься ручным управлением, расписывая каждый документ.

CNews: Можно ли сказать, что переход от СЭД к ECM означает переход к более высокому уровню зрелости управления документами и процессами?

Алексей Добровольский: Это зависит от того, как использовать ECM. Если только для того, чтобы при помощи ECM-платформы построить СЭД, то ни о каком более высоком уровне зрелости речи быть не может. Но нужно обратить внимание на один позитивный момент: у нас постепенно происходит трансформация отношения к системам управления документами. Причем все происходит довольно быстро, после автоматизации делопроизводственных процессов обычно следует управление финансовой документацией, дальше – технической и специфическими видами контента или документов организации. Например, в Росатоме есть целый блок управления документами по радиационной безопасности. И если рассматривать ECM-систему как один из блоков фундамента ИТ-инфраструктуры организации, который обеспечивает управление контентом в целом, то это можно считать более высоким уровнем зрелости. Например, в одном из холдингов, где мы внедряли систему документооборота, заказчик воспринимает систему как некую платформу, где все корпоративные приложения, будь то 1С, управление кадрами, SAP или еще что-то, должны хранить контент. Это очень правильный подход, и, возможно, через несколько лет, это будет одна из первых его реализаций.

CNews: Говоря об электронном документообороте, нельзя обойти тему безопасности. Что касается зарегистрированных и подписанных электронной подписью документов, то вопрос практически решен. Но остается проблема безопасной работы с проектами документов и при передаче документов за пределы организации. Что вы можете рассказать об этом?

Алексей Добровольский: Действительно, такая проблема существует. Системы управления документооборотом, к сожалению, не могут контролировать права доступа к тому или иному документу во время всей его жизни, потому что на некотором этапе у вас появляется кнопочка «Открыть документ». Что тогда происходит? Документ выгружается на диск, и открывается в том или ином текстовом редакторе. В этот момент он не контролируется системой.

CNews: Вот где слабое звено!

Алексей Добровольский: Да, и дело здесь не в конкретном редакторе, суть в том, что для просмотра или редактирования документ извлекается из контура безопасности системы. Но за последние лет пять появились средства, позволяющие закрыть эту брешь безопасности – так называемые IRM-системы (Information Rights Management). Из контура системы выгружается не просто файл документа, а некоторый контейнер. Чтобы распаковать этот контейнер и отредактировать документ, нужно еще отдельное клиентское приложение, которое проверит права доступа, если их нет – работать с файлом невозможно. По завершении сеанса редактирования документ снова попадает в защищенный контейнер.

CNews: Вы уже где-то использовали это в проектах?

Алексей Добровольский: Да, в четырех-пяти проектах мы уже использовали IRM. Но началось это, как и многие наши технологические инициативы, с решения для себя. Финансовая отчетность внутри нашей компании защищена, права доступа также строго настроены, но в системе есть функция «Экспорт в PDF» – и вся защита на этом бы и заканчивалась. Мы настроили экспорт не просто в обычный PDF-формат, а в защищенный при помощи EMC IRM файл, который можно переслать за пределы периметра безопасности компании, но открыть его может только сотрудник и только на устройстве, которое подключено к нашему серверу IRM. Так что этот риск мы тоже справились. К сожалению, далеко не все заказчики понимают, что система документооборота защищает документы только внутри нее, и наша задача – донести до них, что есть и другие риски.

CNews: Что Вы можете сказать об облачных сервисах в документообороте? Готовы ли заказчики к таким предложениям?

Алексей Добровольский: Есть два сдерживающих фактора. Во-первых, это некая паранойя вокруг информационной безопасности, присущая нашей стране. Заказчики просто не верят в защищенность облачных хранилищ, и доказать им обратное пока трудно. Гарантией могла бы служить репутация провайдера, но она нарабатывается годами, так что это вопрос времени.

Во-вторых, если взять СЭД для крупной организации или холдинговой структуры, то это практически всегда заказная, сильно кастомизированная, система. Теоретически, можно взять наши разработки на EMC Documentum и разместить их на виртуальных машинах в «облаке», но крупные заказчики смогут воспользоваться им только на условиях хостинга, а не SaaS-решения. Надо понимать, что если вы подписываетесь на готовые облачные сервисы, то их надо использовать «как есть», программный код под вас никто менять не будет, сервис максимум немного настроят по вашим требованиям. С позиции электронного документооборота – это нормальное, недорогое и быстро внедряемое решение, но оно подходит только для малого и среднего бизнеса.

CNews: Тогда получается, что для большого бизнеса облачный документооборот не интересен?

Алексей Добровольский: Не интересен и не актуален. Это связано с высоким уровнем кастомизации ECM-платформы под каждого заказчика – при таком подходе преимущества «облаков» использовать не получается, за исключением уровня инфраструктуры (IaaS) и электронных архивов, которые не требуют жесткой кастомизации. Например, компания «М.Видео» хранит в «облаке» КРОК архив первичной бухгалтерской документации, поступающей из трех филиалов в бумажном виде. В месяц наши специалисты переводят в электронный вид около 40 тысяч страниц, и для заказчика они все доступны для поиска, просмотра, пересылки и печати. При этом пользование этой услугой за пять лет в среднем в 2–3 раза дешевле владения собственным электронным архивом.

CNews: Каким образом мобильность влияет на документооборот?

Алексей Добровольский: Мобильные устройства прекрасно годятся для отработки задач в СЭД или BPM и ECM-системах, когда вам не нужно что-то делать с контентом или заполнять регистрационные карточки. Потому что редактировать текст договора на смартфоне, мягко говоря, не слишком удобно. Регистрация и редактирование документов должны остаться на настольных компьютерах, с полноценной клавиатурой, мышкой и пр. А вот задачи ознакомления, согласования или утверждения документов прекрасным образом ложатся на концепцию мобильных устройств и сенсорных экранов. И мы это практически в каждом проекте сейчас делаем.

CNews: Как вы решаете задачу обеспечения информационной безопасности на мобильных устройствах?

Алексей Добровольский: Еще лет пять назад с этим было не очень хорошо, но сейчас есть и криптопровайдеры и различные средства шифрования, в том числе и сертифицированные. С их помощью задачи безопасности решаются примерно так же, как и на настольных компьютерах. В дополнение есть системы управления мобильными устройствами и информацией на них. Так что можно сказать, что технических проблем с обеспечением безопасности на смартфонах или планшетах сейчас нет.

CNews: Встречаются ли еще крупные заказчики, где никакого документооборота нет и вы ставите систему с нуля?

Алексей Добровольский: Практически не встречаются. Чаще всего, в организации уже есть какая-то СЭД, пусть и устаревшая. Пожалуй, только один случай могу припомнить, когда к нам пару лет назад обратилась коммерческая холдинговая структура, и из средств автоматизации мы обнаружили там только электронную почту. На вопрос – как же они жили до сих пор без единой системы автоматизации нам сказали, что когда прибыль достигает нескольких сотен процентов, то это совершенно не критично. В таких условиях невозможно обосновать перед руководством затраты в несколько миллионов долларов на ИТ. Но когда маржинальность бизнеса упала, пришлось задуматься об эффективности управления. Поэтому заказчик решил сразу внедрять централизованную СЭД одновременно с внедрением SAP.

CNews: Это, пожалуй, уникальный случай.

Алексей Добровольский: Да, это редкая ситуация, потому что бизнесов с маржинальностью, позволяющей просто не знать, как работают тысячи твоих сотрудников, уже практически не осталось. Сегодня все заказчики нацелены на эффективность бизнес-процессов, поэтому без надежного решения по автоматизации им не обойтись.